Das hängt davon ab, ob die Person schon ein Benutzerkonto hat.
Ist die E-Mail-Adresse noch unbekannt, entsteht ein neues Konto und die Person legt ihr Passwort fest. Existiert die Adresse bereits - etwa weil die Person schon in einer anderen Einrichtung tätig ist oder ein Kind hat -, bekommt sie stattdessen eine Einladung und muss zustimmen, dass Ihre Einrichtung hinzukommt.
Das ist Absicht: Ein bestehendes Konto darf nicht ohne Zutun der Person mit einer weiteren Einrichtung verbunden werden.